قصد نداریم در این مقاله به شما بگوییم مدیریت زمان در کسب و کار مهم است! قطعا همه شما می دانید که این موضوع چه تاثیری روی کسب و کارهای کوچک و بزرگ می گذارد و جمله معروف وقت طلاست را شنیده اید. حتما می دانید که مدیریت زمان عامل مهمی در جلوگیری از هدر رفتن وقت و هزینه های جانبی شما در کسب و کار است؛ اما موضوعی که اکثر افراد آن را نمی دانند چگونگی مدیریت کردن زمان است!

آیا شما تکنیک های جدید برای مدیریت بهتر وقت خود را می شناسید؟ آیا دوست دارید بدون هیچ دردسری جلسات کاری خود را در زمان بندی مناسب برگزار کنید و به بهترین نحو برنامه ریزی کنید؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است در ادامه همراه ما بمانید. در این نوشتار از زیبر، قرار است تکنیک های مدیریت وقت در تمام مشاغل را بررسی کنیم.

اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار

اگر شما هم مانند بیشتر صاحبان کسب و کار فکر می کنید، نمی توانید بخاطر کمبود وقت به همه آن کارهایی که دوست دارید، برسید، اهمیت مدیریت زمان را دست کم گرفته اید. مشکل شما کمبود زمان نیست؛ بلکه مشکل این است که نمی توانید وقت های خود را به درستی مدیریت کنید و تکنیک های اجرای آن را بلد نیستید؛ اما به راستی اهمیت مدیریت زمان در مشاغل چیست؟ برای این که این موضوع بیشتر روشن شود در زیر به صورت خلاصه وار اهمیت مدیریت وقت و برنامه ریزی را گفته ایم:

1. سود بیشتر و بهتر
2. گرفتن تصمیمات درست
3. استرس کمتر
4. سازماندهی بهتر
5. استفاده از همه ظرفیت منابع موجود
6. ایجاد انگیزه بالا
7. پیشرفت و توسعه فردی

همچنین بخوانید: چرا باید از اپلیکیشن زیبر استفاده کنیم؟

1. سود بیشتر و بهتر

مدیریت زمان منجر به بهره وری بالاتر کارکنان می شود. با نظم و برنامه ریزی صحیح، افراد قادر به انجام وظایف خود با کیفیت بالاتر و در زمان کمتری خواهند بود.

2. گرفتن تصمیمات درست

اهمیت مدیریت زمان در تصمیم گیری اثربخش و موفقیت تصمیمات گرفته شده است. زمانی که افراد به درستی و به موقع تصمیم های خود را اعمال می کنند، اثربخشی کار بهبود می یابد.

3. استرس بی استرس!

مسلم است که اگر احساس کنید که زمان بسیار کمی برای انجام کارهای خود دارید، دچار استرس شوید؛ اما خوشبختانه مدیریت زمان به افراد کمک می کند تا با استرس بهتر کنار بیایند. برنامه ریزی منظم و اجرای بهینه وظایف فشارهای زیاد کاری را کاهش داده و احساس کنترل بیشتری ایجاد می کند.

4. سازماندهی بهتر

اگر زمان خود را در کسب و کار به طور صحیح مدیریت کنید بهتر و موثرتر وظایف خود را سازماندهی خواهید کرد. این امر از تداخل های کاری احتمالی جلوگیری می کند و ترتیب و نظم در انجام کارها را تسهیل خواهد کرد.

5. استفاده از همه ظرفیت منابع موجود

با بهینه سازی زمان، منابع سازمان مانند نیروی انسانی، تجهیزات، و موارد مالی به بهترین شکل ممکن مورد استفاده قرار می گیرند.

6. ایجاد انگیزه بالا

زمانی که افراد، موفق به مدیریت زمان خود می شوند، تعهد و انگیزه شان نسبت به انجام وظایف بیشتر می شود و این امر به تحقق اهداف شخصی و سازمانی کمک می کند. همچنین، با انجام کارها در وقت مناسب از شغل خود لذت بیشتری خواهید برد!

7. پیشرفت و توسعه فردی

زمان بندی بهتردر ایجاد فرصت های بیشتر برای یادگیری و توسعه شخصی فرد کمکمی کند. شما می توانید زمانی که ذخیره کرده ید را صرف بهبود مهارت ها و افزایش دانش موجب پیشرفت حرفه ای خود کنید.

تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارها

گاهی هر چقدر هم کار می کنید، باز هم زمان کم می آورید! در این مواقع، شما به درستی زمان خود را مدیریت نکرده اید و یا تکنیک های انجام این کار را نیاموخته اید. در هر کسب و کاری روش های متفاوتی برای کنترل کردن زمان وجود دارد؛ حتی می‎توان برای اینکار از فناوری های روز استفاده کرد.

به عنوان مثال اپلیکیشن زیبر، یک برنامه کاربردی برای نوبت دهی آنلاین آرایشگاه است و امکان مدیریت نوبت های مشتریان و زمان ارائه خدمات به آن ها را فراهم کرده است.

برای این که بتوانید برای رسیدن به این مهم، راه درستی را پیش بگیرید لازم است که چند تکنیک کاربردی در این خصوص را به شما معرفی کنیم:

• تکنیک GTD
• تکنیک پومودورو
• بلوکه کردن زمان
• قانون پارتو یا همان ۲۰/۸۰
• سیستم اولویت بندی چهار بعدی

1. تکنیک GTD

GTD یا Getting Things Done یک روش مشهور مدیریت زمان است که توسط دیوید آلن (David Allen) نویسنده کتاب مشهور کارها را انجام بده، ارائه شده است. این تکنیک به منظور بهبود بهره وری و کاهش استرس در مدیریت زمان و وظایف فردی توسط افراد و سازمان ها استفاده می شود. اصول و مراحل اساسی GTD به شرح زیر هستند:

1. جمع آوری همه چیز
2. پردازش همه موارد جمع آوری شده
3. سازماندهی
4. اولویت بندی
5. اجرا و انجام کارها بر حسب اولویت
6. به روز رسانی اولویت ها و کارها

2. تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) یک روش معروف مدیریت زمان است که توسط فرانسیسکو سیرو (Francesco Cirillo) ایتالیایی در دهه 1980 ابداع شد. نام این تکنیک از کلمه ایتالیایی پومودورو گرفته شده که به معنای (ساعت آشپزخانه) است. اصول اساسی این تکنیک به شرح زیر هستند:

• تقسیم بندی زمان انجام کارها به دوره ها
• استراحت کوتاه
• استراحت طولانی تر
• تکرار

الف) تقسیم بندی زمان انجام کارها به دوره ها

وظایف را به دوره های زمانی کوتاه 25 دقیقه ای تقسیم کنید. هر دوره 25 دقیقه ای را یک پمودورو می نامیم، در واقع، این 25 دقیقه یک دوره کاری فعّال است.

ب) استراحت کوتاه

پس از هر پومودورو، یک استراحت کوتاه (معمولاً 5 دقیقه) داشته باشید. این مرحله استراحت کمک می کند از خستگی شما جلوگیری شود.

ج) استراحت طولانی تر

بعد از انجام هر چهار پومودورو، یک استراحت طولانی تر (معمولاً 15-30 دقیقه) بگیرید. این استراحت بزرگ تر به شما اجازه می دهد برای مدت زمان بیشتری استراحت کنید.

د) تکرار

این چرخه را تا زمانی که وظایف انجام نشده باقی بمانند تکرار کنید.

3. بلوکه کردن زمان

بلوکه کردن زمان (Time Blocking) یک روش مدیریت زمان در کسب و کار است که بر اساس اختصاص دادن بلوک های زمانی خاص به فعالیت های خاص انجام می شود. در این روش، شما زمان خود را به بلوکه های زمانی مختلف تقسیم می کنید و هر بلوکه را به یک فعالیت یا مجموعه از وظایف اختصاص می دهید. این امر به شما کمک می کند تا با تمرکز بیشتر به کارهایتان بپردازید و از انتشار توجه به وظایف مختلف جلوگیری نمایید.

4. قانون پارتو یا همان ۲۰/۸۰

قانون پارتو، به عنوان قانون 80/20 یا قانون ویلفردو پارتو (Pareto Principle) شناخته می شود. همان طور که از نام آن پیداست، این قانون توسط ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی، مطرح شد. اصل این قانون این است که در بسیاری از موارد، حدود 80 درصد از نتایج از 20 درصد عوامل ناشی می شود.

به عبارت دیگر، این قانون تاکید دارد که اگر فقط روی 20 درصد کار خود تمرکز کنید، 80 درصد نتیجه را خواهید داشت! به این ترتیب می توانید انرژی و زمانخود را حفظ کنید و به انجام کارهای های دیگر هم بپردازید.

بر اساس قانون پارتو، 20 درصد از وظایف و فعالیت ها باعث 80 درصد از پیشرفت ها و نتایج می شوند. بنابراین، تمرکز بر این 20 درصد مهم می تواند به بهبود بهره وری و مدیریت زمان کمک کند.

5. سیستم اولویت بندی چهار بعدی

سیستم 4D یک روش مدیریت زمان است که با استفاده از چهار مرحله اصلی به افراد کمک می کند تا برنامه ریزی و مدیریت وظایف خود را بهبود بخشند. این سیستم توسط روزیتا فیلدینگر (Rozita Fielding) ابداع شده است و در زیر توضیح مختصری درباره هر یک از چهار مرحله اصلی سیستم چهار بعدی آورده ایم:

• حذف کارهای غیر مهم و بی اهمیت
• واگذاری برخی کارها به دیگران
• به تاخیر انداختن کارهای مهم
• انجام کارهای فوری

الف) حذف کارهای غیر مهم و بی اهمیت

در این مرحله، وظایف یا فعالیت هایی که ارزش افزوده کمی دارند یا اهمیت زیادی ندارند، حذف می شوند. این کار به شما کمک می کند تا زمان و انرژی خود را بر روی موارد مهم تر و با ارزش تر متمرکز کنید.

ب) واگذاری برخی کارها به دیگران

در این مرحله، وظایفی که می توان به دیگران واگذاری کرد، به افراد یا تیم های مختلف اختصاص داده می شوند. این کار به شما این امکان را می دهد که به بهترین شکل ممکن از تخصص ها و نیروهای دیگران استفاده کنید.

ج) به تاخیر انداختن کارهای مهم

این کار به شما این امکان را می دهد که تمرکز خود را بر روی وظایف فوری و مهم تر جلب کنید.

د) انجام کارهای فوری

در این مرحله، وظایفی که نیاز به انجام فوری دارند، انجام می شوند. این کار به شما کمک می کند تا از تأخیر در انجام وظایف جلوگیری کنید و به بهترین شکل ممکن از زمان خود استفاده کنید.

اصول مهم در مدیریت زمان

برای این که بهتر بتوانید تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارها را اجرا کنید، لازم است که اصول مهم دراین موضوع را بشناسید. به منظور کمک بیشتر به شما، این اصول را در ادامه گفته ایم:

• شناخت نیازها: برای بهترین استفاده از زمان، باید به طور دقیق نیازها و اولویت ها را شناسایی کرد.
• برنامه ریزی: برنامه ریزی منظم و ساختارمند، با تعیین زمان های مختلف برای وظایف و نوشتن لیست های وظایف، به بهینه سازی زمان کمک می کند.
• اولویت بندی: از طریق انجام وظایف حیاتی و مهم در اولویت بالا، مدیریت زمان به بهترین نحو انجام می شود.
• تنظیم مهلت ها: این امر به بهترین شکل ممکن برنامه ریزی را تسهیل می کند و از تاخیرها جلوگیری می کند.
• سازماندهی: از طریق تقسیم بندی وظایف به بخش های کوچک تر، انجام مراحل به ترتیب و استفاده از ابزارهای مدیریت زمان، بهره وری افزایش می یابد.

نتیجه گیری

در این مقاله از مجله کسب و کار زیبر، به اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار پرداختیم و نکاتی راجع به چگونگی مدیریت زمان به منظور بهبود کارایی و بهره وری در کسب و کارها آوردیم. همچنین، تکنیک های مختلف مدیریت زمان را برای بهبود مهارت ها و استفاده بهتر از وقت مطرح کردیم. امیدواریم این تکنیک ها به شما کمک کنند تا زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید و به دستاورد رویایی خود در کسب و کارتان دست پیدا کنید.

سوالات متداول راجب مدیریت زمان در کسب و کار

1. چرا مدیریت زمان در کسب و کار اهمیت دارد؟

مدیریت زمان در کسب و کار منجر به افزایش بهره وری، کاهش استرس و اتخاذ تصمیمات صحیح می شود.

2. چه تأثیراتی از مدیریت زمان مناسب در کسب و کار حاصل می شود؟

از اثرات مدیریت زمان مناسب در کسب و کار می توان به افزایش سود، سازماندهی بهتر و ایجاد انگیزه بالا اشاره کرد.

3. چه تکنیک هایی برای مدیریت زمان در کسب و کار وجود دارد؟

تکنیک هایی همچون GTD، پومودورو، بلوکه کردن زمان، قانون پارتو و سیستم اولویت بندی چهار بعدی از تکنیک های معروف مدیریت زمان در کسب و کار هستند.

4. زیبر چگونه می تواند به مدیریت زمان در آرایشگاه کمک کند؟

اپلیکیشن زیبر امکان نوبت دهی آنلاین را برای مشتریان سالن فراهم می کند و به این ترتیب مدیریت زمانبندی انجام خدمات را برای مدیر و آرایشگران آرایشگاه آسان تر می کند.

5. چگونه مدیریت زمان به توسعه فردی در کسب و کار کمک می کند؟

این مهارت به ایجاد فرصت های برای یادگیری و پیشرفت شخصی فرد کمک می کند.